LAPORAN KEARSIPAN

TUGAS  MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN KEARSIPAN

DI KANTOR KECAMATAN PEDAN KLATEN

Laporan ini disusun  untuk memenuhi

Tugas Mata Kuliah Kearsipan semester 1

 Program Studi Administrasi Perkantoran Angkatan 2015 / 2016

1.      Aprilia Ika Putri

2.      Betty  Nopi Satiyarmi

3.      Intan Devi Eka Pramesti

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN                                                PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI                                                                                                      IPMI KUSUMA BANGSA                                                                                                 SURAKARTA  2015

                                           KATA PENGANTAR 

            Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan Klaten”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan yang diampu  oleh Ibu Dilla Octavianingrum.

Kami mengucapkan terimakasih pada semua  pihak yang telah membantu kami untuk menyusun laporan ini baik bantuan secara materiil maupun non material / moril sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna.Sehingga, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dari semua kalangan  dan dapat memberikan motivasi yang lebih nyata dalam peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia

                                                Penulis

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEARSIPAN

Banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis akan menimbulkan tafsiran bahwa arsip yatu tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan dan  kehidupan suatu  instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu untuk dikelola dengan baik sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan akan lebih cepat untuk diketemukan.

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin dibutuhkan, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita pasti akan membutuhkannya, kita akan dibuat bingung untuk mencari arsip. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Dengan berkembangkanya Teknologi modern saat ini telah  menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang sangat berguna untuk proses mengarsip.

Keberadaan arsip dalam suatu instansi, sering dikatakan sebagai salah satu pengaruh baik buruknya manajemen instansi.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh instansi pemerintah, maupun instansi  swasta. Kearsipan merupakan suatu kegiatan penyimpanan warkat atau surat dan ,  dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan merupakan peranan penting bagi kelancaran dan kemajuan jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber dan bukti tertulis bagi suatu organisasi.

B.           RUMUSAN MASALAH

Pengarsipan dalam suatu instansi merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan pengarsipan dokumen - dokumen  tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam mencari dokumen yang diperlukan tersebut.

Oleh karena itu, dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta  perlu memperhatikan berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan diperhatikan antara lain sebagai berikut :

1.      Apakah ada pegawai khusus kearsipan / arsiparis di instansi tersebut ?

2.      Apakah ada tempat penyimpanan arsip tersendiri ?

3.      Bagaimana kondisi ruangan penyimpanan arsip ?

4.      Bagaimana cara penyimpanan arsipnya ?

5.      Apakah peralatan kearsipan sudah layak ?

6.      Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?

7.      Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?

8.      Bagaimana perhatian terhadap kearsipan?

9.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan?

10.   Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini?

Apabila setiap instansi perkantoran memperhatikan dengan baik tentang hal-hal  tersebut  maka kegiatan pengarsipan akan berjalan lancar dan baik dan para pegawai nya pun tidak akan merasa kesulitan dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan benar.

C.             TUJUAN OBSERVASI

Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Pedan Klaten mempunyai banyak tujuan yang antara lain :

a.       Mengetahui keadaan kearsipan di Kecamatan Pedan

b.      Menganalisa seberapa pentingnya kearsipan bagi suatu organisasi

c.       Mengetahuai tentang sistem yang biasanya sering digunakan

d.      Mengetahui bagaimana menyimpan arsip yang baik

e.       Mengetahui seberapa perhatianya  pegawai tentang kearsipan

f.       Mengetahui berbagai masalah dan cara penangulangan arsip

g.      Menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan

PEMBAHASAN

A.                PENENTUAN SAMPEL     

Jebres adalah kecamatan di Kota Surakarta yang terletak di bagian utara. Wilayah kecamatan ini berbukit-bukit dan hampir semua pemakaman di kota Surakarta terletak di kecamatan ini. Kecamatan Jebres adalah tempat berlokasinya Kraton Kasunanan Surakarta, kampus Universitas Sebelas Maret, Stasiun Solo Jebres dan Stasiun Solo-Kota, Perumnas Mojosongo, Taman Wisata Jurug, Makam Pahlawan Kusuma Bhakti, serta Terminal Bus Tirtonadi. Di Jebres juga berlokasi berbagai kegiatan industri.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor pada umumnya. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi wilayah Kecamatan Pedan.

Potensi Wilayah :

Alamat                        : Jl. Pemuda No. 44 Telp. 0272897202 Pedan

Desa/kelurahan            : 14

Daftar kelurahan di Pedan

·         Kelurahan Temuwangi

·         Kelurahan Beji

·         Kelurahan Garen

·         Kelurahan Jetis Wetan

·         Kelurahan Kendo

·         Kelurahan Bendo

·         Kelurahan Tambakboyo

·         Kelurahan Sobayan

·         Kelurahan Jatimulya

·         Kelurahan Kalangan

·         Kelurahan Kedungan

·         Kelurahan Troketon

·         Kelurahan Kaligawe

·         Kelurahan Lemahireng

B.                 HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Pedan merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena membawahi beberapa kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar maupun surat masuk setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga, surat KK, akta tanah, KTP, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Pedan menerima surat masuk dan surat keluar .

1.      Keadaan Pengurus Arsip  / Arsiparis

Untuk mengurusi masalah arsip-arsip di Kantor Kecamatan Pedan,  tidak ada petugas kearsipan. Karena tidak adanya petugas kearsipan maka  para pegawai yang menerima berkas masuk harus mengarsipkanya sediri di meja kerja masing-masing, Dan kemudian dikumpulkan di setiap bagian.

2.      Tempat Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan Pedan ini mempunyai tempat penyimpanan arsip, antara lain yaitu rak arsip, filling cabinet,almari arsip. Tetapi di Kantor Kecamatan Pedan ini belum mempunyai ruangan sendiri untuk menyimpan arsip berbagai almari kaca yang berisi banyak arsip selain itu juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.

3.      Kondisi Kantor Pengarsipan

Di Kantor Kecamatan Jebres untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian ruangan. Jadi pada bagian kepegawaian ada arsip tersendiri begitu pula dengan bagian pemerintahan juga terdapat ruangan arsip tersendiri.

4.      Kondisi Kantor Pengarsipan

Di Kantor Kecamatan Pedan untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian. Kondisi di setiap ruangan terlihat cukup rapi walaupun sedikit tidak teratur tetapi sejauh ini menurut para pegawai kantor hal itu tida begitu menyulitkan dalam pencarian berbagai macam dokumen yang diperlukan.

5.      Penyusutan Kearsipan

Mustahil apabila arsip yang ada sejak dulu terus tersimpan di dalam lemari penyimpanan.Maka dari itu arsip – arsip tersebut perlu disusutkan agar tidak menumpuk terlalu banyak. Pada kantor Kecamatan Pedan  ini, penyusutan arsip dilakukan setiap 1 tahun sekali. Arsip-arsip tidak langsung dibakar atau dihancurkan namun disimpan disebuah ruangan tersendiri.

6.      Keamanan Arsip

Arsip merupakan hal yang penting, jadi diperlukan keamanan agar arsip-arsip tidak hilang.Pegawai di Kantor Kecamatan Jebres ini memang memperhatikan dengan betul keamanan arsip-arsip yang ada.

Untuk keamanan arsip di kantor ini kunci gudang penyimpanan arsip hanya dipegang oleh beberapa orang tertentu. Artinya bahwa arsip tidak dapat diakses secara bebas oleh siapa pun.

7.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan

Mengenai arsip yang telah disimpana tidak bisa diprediksi kapan dibutuhkan dan dikeluarkan untuk suatu keperluan. Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan membantu mencarikan data yang diperlukan. Jika membutuhkan arsip, atasan menyuruh bagian kearsipan untuk mencari arsip yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam pengorganisasian.

8.      Perhatian terhadap kearsipan

Kearsipan merupakan hal yang tidak terlalu diperhatikan di instansi ini. Hal ini terbukti tidak adanya petugas arsiparis khusus yang mengatur semua arsip-arsip. Arsip dikantor tersebut di arsipkan oleh semua pegawai yang menerima berkas.

9.      Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini

Harapan para pegawai kantor Kecamatan Pedan ini, mempunyai petugas arsip paris husus, mempunyai ruangan sediri untuk menyimpan arsip-arsip, Kearsipan di instansi ini menjadi lebih baik dengan perkakas penyimpanan yang lebih baik. Karena menurut petugas di kantor kecamatan itu, masih membutuhkan banyak almari, filling cabinet dan perkakas lain sebagai tempat penyimpanan berkas.

PENUTUP

A.                KESIMPULAN

Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi berbagai tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana,  secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Pelaksanaan manajemen arsip dikatakan berhasil apabila ditunjang dengan tersedianya fasilitas dan teknologi kearsipan yang hadal.

Mengenai masalah kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan  merupakan suatu hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Dengan tidak adanya petugas arsiparisdi kantor menunjukan bahwa pengurusan arsip belum maksimal . Namun, walaupun tidak ada petugas arsiparis penatan arsip cukup rapi, penataan arsip masih kurang rapi. Mengenai masalah alat dan bekakasnya juga masih kurang memadai untuk proses pengarsipan.

B.           SARAN

Sebaiknya dalam penatan arsip ditata lebih rapi/teratur lagi dan di kordinasikan berdasarkan masalah. Sebaiknya tidak ada arsip atau berkas yang berserakan diatas meja, karena hal seperti ini masih banyak terlihat di kantor Kecamatan Pedan Klaten.

Selain itu sebagai seorang Arsiparis yang baik harus memiliki kriteria, antara lain:harus cakap dan cerdas, harus memahami prosedur penanganan arsip dan mengerti tentang manajemen perkantoran, harus teliti dan ulet, harus sabar,murah senyum harus memilki kepribadian baik dan sopan, harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah.

Gambar Struktur Organisasi Kecamatan Pedan Klaten.