LAPORAN KEGIATAN

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG

Banyak orang yang mengartikanlaporanhanyalahsebuahhasildarisemuakegiatan yang telahdilaksanakan.Pernyataansemacamitusebenarnyasalah, karenalaporanbukanhasilpelaksanaankegiatantetapidenganlaporankitajugadapatmengetahuiapakahterdapatkejanggalanataukesalahansaatpelaksaankegiatan.

Laporankegiatansangatpentingkarenadenganlaporanmakapadatahun yang akandatangkitabisamemperbaikikesalahan yang pernahterjaditahunlalu.

Semuainstansipastimembutuhkanlaporansetelahkegiatan yang dilaksanakanselesaibaikinstansipemerintahmaupunswasta.Karenalaporansuatuinstansijugadapatmengetahuikeuangan yang dikeluarkanselamapelaksanaankegiatan.

B.              TUJUAN

Makalah yang kami buatmempunyaibanyaktujuan yang antaralain :

a.       Mengetahuikesalahan yang terjadidalampelaksanaankegiatan

b.      Mengetahuibiaya yang dikeluarkanuntukpelaksaankegiatan

c.       Menganalisakesalahansehinggatidakakanterulangditahun yang akandatang

d.      Menambaharsippenting

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

Laporankegiatanadalahsuatuikhtisartentanghalikhwalpelaksanasuatukegiatan, yang harusdisampaikanolehpembinakepadapihak yang memberitugassebagaipertanggungjawaban.

B.     PentingnyaLaporankegiatan

1.         Dasarpenentuankebijakandanpengarahanpimpinan.

2.         Bahanpenyusunanrencanakegiatanberikutnya.

3.         Mengetahuiperkembangandan proses peningkatankegiatan.

4.         Data sejarahperkembangansatuan yang bersangkutandan lain-lain.

C.  MacamLaporanKegiatan

a.         Ditinjaudaricarapenyampaian, terdapat :

1)       Laporanlisan, disampaikansecaralesan, biasanyadilakukanhal-hal yang perlusegeradisampaikanlaporanlisandapatdengantatapmuka, lewattelepon ,wawancaradansebagainya.

2)       Laporantertulis, disampaikansecaralengkapdalambentuktulisan.

b.         Ditinjaudaribahasa yang digunakan, terdapat :

1)       Laporan yang ditulissecarapopuler, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadangdiselingidengankalimat humor / lucu.

2)       Laporan yang ditulissecarailmiah, sebagaihasilpeneliti. Biasanyaisinyasingkattetapipadatdansistimatissertalogis.

c.         Ditinjaudariisinya, dapatdibedakan :

1)       Laporankegiatan, misalnyapelaksanaanperkemahan, pelaksanaanujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.

2)       Laporanperjalanan, misalnyalaporanwisata, pengembaraan, penjelejahandansebagainya.

3)       Laporankeuangan, menyangkutmasalahpenerimaandanpenggunaanuang.

D. SistimatikaLaporan

Hendaknyalaporanlengkap, dapatmenjawabsemuapertanyaanmengenai : apa( what ),mengapa( why ),siapa( Who ),dimana( where ),kapan( when ),bagaimana( how ).

Urutanisilaporansebaiknyadiatur, sehinggapenerimalaporandapatmudahmemahami.Urutanisilaporanantara lain sebagaiberikut :

1.       Pendahuluan

Padapendahuluandisebutkantentang :

a.       Latarbelakangkegiatan.

b.       Dasarhukumkegiatan.

c.       Apamaksuddantujuankegiatan.

d.       Ruanglingkupisilaporan.

2.       Isi Laporan

Padabagianinidimuatsegalasesuatu yang ingindilaporkanantaralain :

a.       Jeniskegiatan.

b.       Tempatdanwaktukegiatan.

c.       Petugaskegiatan.

d.       Persiapandanrencanakegiatan.

e.       Pesertakegiatan.

f.         Pelaksanaankegiatan (menurutbidangnya, urutanwaktupelaksanaan, urutanfakta / datanya).

g.       Kesulitandanhambatan.

h.       Hasilkegiatan.

i.         Kesimpulandan saran penyempurnaankegiatan yang akandatang.

3.       Penutup

Padakegiataniniditulisucapanterimakasihkepada yang telahmembantupenyelenggaraankegiatanitu, danpermintaanmaafbilaadakekurangan-kekurangan.Jugadenganmaksudapalaporanitudibuat.

Hal-hal yang perludiperhatikan

Laporandiusahakanagar :

a.          Singkatdanpadat.

b.          Runtutatausistimatis.

c.          Mudahdipahamiisinya.

d.          Isinyalengkap.

e.          Menarikpenyajiannya.

f.            Berpeganganpadafakta, data danpersoalannya.

g.          Tepatpadawaktunya.

Lain – lain.

a. Dalamlaporandapatdilampirkan : photo-photo kegiatan, tandabukti, surat-suratketerangandansebagainya ( copy )

b. Untukmempermudahpenyusunanlaporansebaiknyatetapmengacupada proposal yang pernahdiajukan.

c. MemberikanLaporankegiatandengantembusankepadasatuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )

PENUTUP

A.                KESIMPULAN

Pelaksanaansuatukegiatansetelahterlaksanaharusmembuatlaporankegiatansebagai data bahwasutauinstansitelahmelaksanakankegiatandenganrangkaianacara,keuangandanwaktupelaksanaan yang telagditentukansuatuinstansisecarabersama-sama.

B.           SARAN

Sebaiknyapembuatanlaporansegeradilaksanakansetelahkegiatanselesai agar tidaktertunda.Pembuatanlaporandilakukanolehseseorang yang benar-benarikutandildalamkegiatantersebutsehinggapegawaitersebutmengetahuiseluk-belukkegiatantersebutdanapakesalahanselamapelaksanaankegiatan.

KESEKRETARISAN

SURAT KUASA

Pengertian Surat Kuasa Lengkap Beserta Definisi Menurut Para Ahli - Surat kuasa adalah surat yang memuat pelimpahan wewenang untuk melaksanakan suatu tindakan atas nama pemberi kuasa dan di berikan kepada seseorang atau lembaga tertentu. Wewenang yang di limpahkah, di tetapkan hanya sebatas isi surat kuasa itu.

surat kuasa di buat karena alasan bahwa si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan suatu pekerjaan karena alasan tertentu. Surat kuasa dapat di buat oleh seseorang kepada orang lain, oleh lembaga kepada seseorang,atau lembaga kepada lembaga.

Surat kuasa adalah surat yang digunakan untuk melimpahkan wewenang dari pihak yang secara sah memiliki wewenang kepada pihak lain. Pihak lain ini nantinya yang akan mewakili pihak pemilik wewenang dan mempunyai otoritas penuh terhadap objek pelimpahan kuasa seperti yang disebutkan dalam surat kuasa.

Surat kuasa adalah  suatu dokumen di mana isinya seseorang menunjuk dan memberikan wewenang pada orang lain untuk melakukan perbuatan hukum untuk dan atas namanya. Menurut Pasal 1792 KUHPerdata, pemberian kuasa adalah suatu persetujuan dengan mana seorang memberikan kekuasaan kepada seorang lain, yang menerimanya untuk dan atas namanya menyelenggarakan suatu urusan.

Contoh Macam-Macam Surat Kuasa

-Surat kuasa pengambilan dokumen kependudukan

-Surat kuasa pengambilan gaji/pembayaran

-Surat kuasa mencairkan uang

-Surat kuasa penjualan

-Surat kuasa pengambilan keputusan usaha

-Surat kuasa pengambilan keputusan politik

-Dan masih banyak jenis-jenis surat kuasa lainnya

Contoh Surat Kuasa khusus :

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah ini :

N a m a              : Ahmad Bin Andi

TTL / Umur       : Demak, 13 Juni 1975 / 29 tahun

Pekerjaan           : Tani

Jenis kelamin     : Laki-laki

Kebangsaan       : WNI

Alamat                 : Jalan Anom Jaya No. 105 Demak

Dengan ini menerangkan memberikan kuasa pekara No.… (tulis nomor perkara jika perkara sudah masuk dipersidangan) kepada :

N a m a               : AHMAD ANSORI, SH

Pekerjaan           : Pengacara / Advokat

Berkantor jalan Mardoyo No.  20 Demak.

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi mewakili sebagai Penggugat, mengajukan gugatan …….terhadap Arman Bin Antondi Pengadilan Negeri Demak.

Untuk itu yang diberi kuasa dikuasakan untuk menghadap dan menghadiri semua persidangan Pengadilan Negeri Demak, menghadapi instansi-instansi, jawabatan-jawatan, hakim, pejabat-pejabat, pembesar-pembesar, menerima, mengajukan kesimpulan-kesimpulan, meminta siataan, mengajukan dan menolak-saksi-saksi, menerima atau menolak keterangan saksi-saksi, meminta atau memberikan segala keterangan yang diperlukan, dapat mengadakan perdamaian  dengan syarat-syarat yang dianggap baik oleh yang diberi kuasa, menerima uang pembayaran dan memberikan kwitansin tanda penerimaan dan memberikan kwitansi tanda penerimaan uang, meminta penetapan, putusan, pelaksanaan putusan (eksekusi), melakukan peneguran-peneguran, dapat mengambil segala tindakan yang penting, perlu dan berguna sehubungan dengan menjalankan perkara serta dapat mengerjakan segala sesuatu pekerjaan yang umumnya dapat dikerjakan oleh seorang kuasa/wakil guna kepentingan tersbeut diatas, juga mengajukan permohonan banding atau kontra, kasasi atau kontra.

Kuasa ini berikan dengan berhak mendapatkan honorarium (upah) dan retensi (hak menahan barang milik orang lain) serta dengan hak substitusi (melimpahkan) kepada orang lain baik sebagian maupun seluruhnya.

Demak,                   2014

Penerima Kuasa                                            Pemberi Kuasa

Materi 6000

SURAT PERJANJIAN

Ketika melakukan kesepakatan diantara dua pihak biasanya diperlukan suatu jaminan atau kepastian. Hal ini dimaksudkan agar kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan.salah satunya dengan perjanjian.  Perjanjian bisa dibuat secara lisan maupun tulisan, namun kekuatan perjanjian lisan sangatlah lemah sehingga apabila terjadi sengketa diantara kedua pihak yang berjanji akan sulit membuktikan kebenarannya.

Perjanjian yang dilakukan kedua belah pihak menjamin adanya kepastian bahwa kesepakatan yang telah disepakati bersama dapat ditepati dengan sebaik-baiknya. Untuk hal-hal yang sangat penting orang lebih memilih perjanjian secara tertulis atau dengan surat perjanjian sebagai bukti hitam diatas putih demi keamanan.

Dalam surat perjanjian biasanya berisi kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu. Selain kedua belah pihak, dalam surat perjanjian kadang melibatkan pihak ke tiga untuk menguatkan perjanjian tersebut.

Secara klasifikasi surat perjanjian dibagi 2 jenis yaitu :

1. Perjanjian yang disaksikan oleh pejabat pemerintah ( Perjanjian autentik)
2. Perjanjian yang tidak disaksikan oleh pejabat pemerintah( Perjanjian dibawah tangan).

Surat perjanjian biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Surat perjanjian harus ditulis diatas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai cukup.
2. Surat perjanjian dibuat rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan.
3. Isi surat perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji.
4. Pihak yang berjanji harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
5. Isi surat perjanjian harus jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda.
6. si surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang berlaku.

Manfaat surat perjanjian :

1. Memberikan rasa tenang bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian didalam surat perjanjian.
2. Mengetahui secara jelas batasan antara hak dan kewajiban pihak-pihak yang berjanji.
3. Menghindari terjadinya perselisihan.
4. Bahan penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul akibat suatu perjanjian.

Jenis-jenis surat perjanjian

1. Perjanjian Jual Beli
2. Perjanjian Sewa Beli ( angsuran)
3. Perjanjian Sewa Menyewa
4. Perjanjian Borongan
5. Perjanjian Meminjam Uang
6. Perjanjian Kerja

Contoh Surat Perjanjian

SURAT PERJANJIAN
No. I/SP/PT.NA/III/2013
.......................................

Kami yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : JUNIOR LIM

No. KTP : xxxx xxxx xxxx

Jabatan : Manajer

Dalam hal ini bertindak dan atas nama PT. NILO ABADI selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

Nama : MILA TINA

No. KTP : xxxx xxxx xxxx

Jabatan : -

Dalam hal ini bertindak dan atas nama diri sendiri yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah melakukan kesepakatan perjanjian berupa PERJANJIAN KERJA dengan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1
Jenis Pekerjaan

PIHAK PERTAMA akan memberikan pekerjaan kepada PIHAK KEDUA berupa penggarapan konstruksi baja sebuah gudang dengan ukuran 20 m2 x 18 m2.

Pasal 2
Mekanisme

PIHAK PERTAMA akan menyediakan semua matrial yang diperlukan untuk melakukan penggarapan konstruksi baja hingga selesai.

Pasal 3
Pembayaran

PIHAK PERTAMA akan memberikan upah kepada PIHAK KEDUA sebesar Rp 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) dengan cara pembayaran dilakukan dalam dua tahap, yaitu:

Pembayaran pertama dilakukan ketika progres pekerjaan sudah mencapai volume 30 %, dan pembayaran kedua akan dilakukan maksimal tiga hari setelah pekerjaan selesai.

Pasal 4
Ketentuan

PIHAK PERTAMA berhak untuk tidak melakukan pembayaran kepada PIHAK KEDUA apabila PIHAK KEDUA tidak menyelesaikan penggarapan konstruksi baja ruangan berukuran 20 m2 x 18 m2 hingga selesai.

Demikian surat perjanjian ini kami buat tanpa ada paksaaan dari pihak manapun dan atas keinginan kedua belah pihak sendiri.

Pekalongan, 16 Juli 2013

Yang membuat perjanjian,

PIHAK PERTAMA                                                            PIHAK KEDUA

  PT. NILO ABADI         

                                             
                                           
JUNIOR LIM                                                                      MILA TINA

Pada kolom tandatangan surat perjanjian harus disertakan materai 6000 rupiah agar memperkuat surat perjanjian yang dibuat. sehingga ketika salah satu dari pihak yang bersangkutan melanggar perjanjian yang telah dispakati makan surat perjanjian yang sudah dibuat dan ditandatangani diatas materai dapat menjadi bukti untuk memproses hukum dan jangan lupa ketika penadatanganan surat wajib diikuti saksi dari keduabelah pikah. Bagai mana mudah bukan membuat surat perjanjian yang baik dan benar. semoga contoh surat pejanjian yang saya buat ini dapat bermanfaat untuk anda. Terimakasih 

Surat Tugas

Surat Tugas. Surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa seseorang atau beberapa orang sedang menjalankan tugas dari lembaga, instansi atau perusahaan tertentu. Dengan memegang surat tugas seseorang akan mempunyai bukti sah bahwa apa yang sedang dikerjakan tidak bersifat pribadi. Hal ini tentu akan sangat mempermudah pekerjaan yang sedang ia lakukan dilapangan. Misalnya, ketika seseorang sedang melakukan tugas survei lapangan, maka ketika ia membawa surat tugas, ia akan lebih dipercaya oleh orang-orang atau pihak-pihak yang ditemui atau yang hendak diwawancarai.

Surat tugas juga bermanfaat sebagai bukti bahwa ia pernah menjalankan pekerjaan sebagaimana yang tertuang dalam surat tugas.

Contoh Surat Tugas

Dibawah ini akan diberikan contoh surat tugas.

[KOP LEMBAGA/INSTANSI/PERUSAHAAN]

SURAT TUGAS

Nomer: 069/A/Indometrik/III/2012

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Survei Kepuasan Publik terhadap Kinerja Pemerintah Daerah Kabupaten Probolinggo Tahun 2012, maka nama-nama berikut:

1. Fathul Mujib

2. Imtihan

3. Fidaannabil

4. Ahmad Jalaluddin

5. Gigih Wahyu Pratomo

6. Adi Putra Ridwan

7. Muhammad Sadikin

8. Yasin Yusup

9. Fathur Rijal

10. Henry Alfian Sancoko

11. Dani Firda

12. Ahmad Zuhdi Zuhud

13. Sutriana Laode

14. Sri Palupi

15. Karnaen Abdul

16. Abdul Faqih

17. Janudir Rahman

18. Yufi Mustofa

19. Muhammad Syafi'i

20. Guruh Kartika Wijaya

ditugaskan untuk melakukan survei lapangan tatap muka dengan para responden mulai tanggal 6 - 12 Maret 2012.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Malang, 05 Maret 2012
INDOMETRIK

ttd dan setempel


MUHAMMAD FARHAN, S.IP
Direktur

LAPORAN KEARSIPAN

TUGAS  MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN KEARSIPAN

DI KANTOR KECAMATAN PEDAN KLATEN

Laporan ini disusun  untuk memenuhi

Tugas Mata Kuliah Kearsipan semester 1

 Program Studi Administrasi Perkantoran Angkatan 2015 / 2016

1.      Aprilia Ika Putri

2.      Betty  Nopi Satiyarmi

3.      Intan Devi Eka Pramesti

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN                                                PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI                                                                                                      IPMI KUSUMA BANGSA                                                                                                 SURAKARTA  2015

                                           KATA PENGANTAR 

            Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan Klaten”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan yang diampu  oleh Ibu Dilla Octavianingrum.

Kami mengucapkan terimakasih pada semua  pihak yang telah membantu kami untuk menyusun laporan ini baik bantuan secara materiil maupun non material / moril sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna.Sehingga, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dari semua kalangan  dan dapat memberikan motivasi yang lebih nyata dalam peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia

                                                Penulis

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEARSIPAN

Banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis akan menimbulkan tafsiran bahwa arsip yatu tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan dan  kehidupan suatu  instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu untuk dikelola dengan baik sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan akan lebih cepat untuk diketemukan.

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin dibutuhkan, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita pasti akan membutuhkannya, kita akan dibuat bingung untuk mencari arsip. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Dengan berkembangkanya Teknologi modern saat ini telah  menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang sangat berguna untuk proses mengarsip.

Keberadaan arsip dalam suatu instansi, sering dikatakan sebagai salah satu pengaruh baik buruknya manajemen instansi.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh instansi pemerintah, maupun instansi  swasta. Kearsipan merupakan suatu kegiatan penyimpanan warkat atau surat dan ,  dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan merupakan peranan penting bagi kelancaran dan kemajuan jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber dan bukti tertulis bagi suatu organisasi.

B.           RUMUSAN MASALAH

Pengarsipan dalam suatu instansi merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan pengarsipan dokumen - dokumen  tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam mencari dokumen yang diperlukan tersebut.

Oleh karena itu, dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta  perlu memperhatikan berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan diperhatikan antara lain sebagai berikut :

1.      Apakah ada pegawai khusus kearsipan / arsiparis di instansi tersebut ?

2.      Apakah ada tempat penyimpanan arsip tersendiri ?

3.      Bagaimana kondisi ruangan penyimpanan arsip ?

4.      Bagaimana cara penyimpanan arsipnya ?

5.      Apakah peralatan kearsipan sudah layak ?

6.      Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?

7.      Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?

8.      Bagaimana perhatian terhadap kearsipan?

9.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan?

10.   Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini?

Apabila setiap instansi perkantoran memperhatikan dengan baik tentang hal-hal  tersebut  maka kegiatan pengarsipan akan berjalan lancar dan baik dan para pegawai nya pun tidak akan merasa kesulitan dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan benar.

C.             TUJUAN OBSERVASI

Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Pedan Klaten mempunyai banyak tujuan yang antara lain :

a.       Mengetahui keadaan kearsipan di Kecamatan Pedan

b.      Menganalisa seberapa pentingnya kearsipan bagi suatu organisasi

c.       Mengetahuai tentang sistem yang biasanya sering digunakan

d.      Mengetahui bagaimana menyimpan arsip yang baik

e.       Mengetahui seberapa perhatianya  pegawai tentang kearsipan

f.       Mengetahui berbagai masalah dan cara penangulangan arsip

g.      Menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan

PEMBAHASAN

A.                PENENTUAN SAMPEL     

Jebres adalah kecamatan di Kota Surakarta yang terletak di bagian utara. Wilayah kecamatan ini berbukit-bukit dan hampir semua pemakaman di kota Surakarta terletak di kecamatan ini. Kecamatan Jebres adalah tempat berlokasinya Kraton Kasunanan Surakarta, kampus Universitas Sebelas Maret, Stasiun Solo Jebres dan Stasiun Solo-Kota, Perumnas Mojosongo, Taman Wisata Jurug, Makam Pahlawan Kusuma Bhakti, serta Terminal Bus Tirtonadi. Di Jebres juga berlokasi berbagai kegiatan industri.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor pada umumnya. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi wilayah Kecamatan Pedan.

Potensi Wilayah :

Alamat                        : Jl. Pemuda No. 44 Telp. 0272897202 Pedan

Desa/kelurahan            : 14

Daftar kelurahan di Pedan

·         Kelurahan Temuwangi

·         Kelurahan Beji

·         Kelurahan Garen

·         Kelurahan Jetis Wetan

·         Kelurahan Kendo

·         Kelurahan Bendo

·         Kelurahan Tambakboyo

·         Kelurahan Sobayan

·         Kelurahan Jatimulya

·         Kelurahan Kalangan

·         Kelurahan Kedungan

·         Kelurahan Troketon

·         Kelurahan Kaligawe

·         Kelurahan Lemahireng

B.                 HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Pedan merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena membawahi beberapa kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar maupun surat masuk setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga, surat KK, akta tanah, KTP, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Pedan menerima surat masuk dan surat keluar .

1.      Keadaan Pengurus Arsip  / Arsiparis

Untuk mengurusi masalah arsip-arsip di Kantor Kecamatan Pedan,  tidak ada petugas kearsipan. Karena tidak adanya petugas kearsipan maka  para pegawai yang menerima berkas masuk harus mengarsipkanya sediri di meja kerja masing-masing, Dan kemudian dikumpulkan di setiap bagian.

2.      Tempat Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan Pedan ini mempunyai tempat penyimpanan arsip, antara lain yaitu rak arsip, filling cabinet,almari arsip. Tetapi di Kantor Kecamatan Pedan ini belum mempunyai ruangan sendiri untuk menyimpan arsip berbagai almari kaca yang berisi banyak arsip selain itu juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.

3.      Kondisi Kantor Pengarsipan

Di Kantor Kecamatan Jebres untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian ruangan. Jadi pada bagian kepegawaian ada arsip tersendiri begitu pula dengan bagian pemerintahan juga terdapat ruangan arsip tersendiri.

4.      Kondisi Kantor Pengarsipan

Di Kantor Kecamatan Pedan untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian. Kondisi di setiap ruangan terlihat cukup rapi walaupun sedikit tidak teratur tetapi sejauh ini menurut para pegawai kantor hal itu tida begitu menyulitkan dalam pencarian berbagai macam dokumen yang diperlukan.

5.      Penyusutan Kearsipan

Mustahil apabila arsip yang ada sejak dulu terus tersimpan di dalam lemari penyimpanan.Maka dari itu arsip – arsip tersebut perlu disusutkan agar tidak menumpuk terlalu banyak. Pada kantor Kecamatan Pedan  ini, penyusutan arsip dilakukan setiap 1 tahun sekali. Arsip-arsip tidak langsung dibakar atau dihancurkan namun disimpan disebuah ruangan tersendiri.

6.      Keamanan Arsip

Arsip merupakan hal yang penting, jadi diperlukan keamanan agar arsip-arsip tidak hilang.Pegawai di Kantor Kecamatan Jebres ini memang memperhatikan dengan betul keamanan arsip-arsip yang ada.

Untuk keamanan arsip di kantor ini kunci gudang penyimpanan arsip hanya dipegang oleh beberapa orang tertentu. Artinya bahwa arsip tidak dapat diakses secara bebas oleh siapa pun.

7.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan

Mengenai arsip yang telah disimpana tidak bisa diprediksi kapan dibutuhkan dan dikeluarkan untuk suatu keperluan. Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan membantu mencarikan data yang diperlukan. Jika membutuhkan arsip, atasan menyuruh bagian kearsipan untuk mencari arsip yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam pengorganisasian.

8.      Perhatian terhadap kearsipan

Kearsipan merupakan hal yang tidak terlalu diperhatikan di instansi ini. Hal ini terbukti tidak adanya petugas arsiparis khusus yang mengatur semua arsip-arsip. Arsip dikantor tersebut di arsipkan oleh semua pegawai yang menerima berkas.

9.      Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini

Harapan para pegawai kantor Kecamatan Pedan ini, mempunyai petugas arsip paris husus, mempunyai ruangan sediri untuk menyimpan arsip-arsip, Kearsipan di instansi ini menjadi lebih baik dengan perkakas penyimpanan yang lebih baik. Karena menurut petugas di kantor kecamatan itu, masih membutuhkan banyak almari, filling cabinet dan perkakas lain sebagai tempat penyimpanan berkas.

PENUTUP

A.                KESIMPULAN

Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi berbagai tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana,  secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Pelaksanaan manajemen arsip dikatakan berhasil apabila ditunjang dengan tersedianya fasilitas dan teknologi kearsipan yang hadal.

Mengenai masalah kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan  merupakan suatu hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Dengan tidak adanya petugas arsiparisdi kantor menunjukan bahwa pengurusan arsip belum maksimal . Namun, walaupun tidak ada petugas arsiparis penatan arsip cukup rapi, penataan arsip masih kurang rapi. Mengenai masalah alat dan bekakasnya juga masih kurang memadai untuk proses pengarsipan.

B.           SARAN

Sebaiknya dalam penatan arsip ditata lebih rapi/teratur lagi dan di kordinasikan berdasarkan masalah. Sebaiknya tidak ada arsip atau berkas yang berserakan diatas meja, karena hal seperti ini masih banyak terlihat di kantor Kecamatan Pedan Klaten.

Selain itu sebagai seorang Arsiparis yang baik harus memiliki kriteria, antara lain:harus cakap dan cerdas, harus memahami prosedur penanganan arsip dan mengerti tentang manajemen perkantoran, harus teliti dan ulet, harus sabar,murah senyum harus memilki kepribadian baik dan sopan, harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah.

Gambar Struktur Organisasi Kecamatan Pedan Klaten.